Ahdistaako työsähköposti? Näillä vinkeillä saat työstäsi vähemmän kuormittavan

Atlas IT-kartoitus Onko IT-ympäristösi ylläpito tulipalojen sammuttelua?

Pyydä apua

Moni työntekijä tuskailee päivittäin esimerkiksi sähköpostilaatikkonsa kanssa. Mikä tietotulvasta koskee minua, mihin viestiin pitää reagoida nopeasti, miten sähköpostikeskusteluista saa johdonmukaista ja tehokasta?

Työhön liittyvät epäselvyydet ja epämääräisyydet koetaan usein kuormittavina, sanoo Työterveyslaitoksen aivotyön tutkija Teppo Valtonen.

– Sähköpostia käytetään viestinnässä paljon, koska käytännössä voidaan olettaa, että sitä käyttävät kaikki. Nopeaan keskustelunomaiseen viestintään sähköposti soveltuu kuitenkin aika huonosti, Valtonen sanoo.

Koska organisaation ulkopuolisen viestinnän sähköpostitulvaan voi olla vaikea vaikuttaa, Valtonen siirtäisi organisaatioiden sisäistä viestintää mahdollisimman paljon muille alustoille pois sähköposteista.

– Viestintään on tullut aika ketteriä pikaviestintään sekä työnjaon dokumentaatioon liittyviä alustoja, joita kannattaa hyödyntää, Valtonen sanoo.

It-ympäristön tuotteita ja palveluita tarjoavan Printcomin Centerin palvelupäällikkö Toni Pentikäinen kertoo, että monet yritykset eivät ole ottaneet niitä vielä käyttöön, vaikka niistä olisi selkeästi hyötyä esimerkiksi tiimi- ja yhteistyössä.

Monessa yrityksessä pikaviestin- ja tiimialustat olisivat heti otettavissa käyttöön, sillä ne kuuluvat esimerkiksi Office 365 -pakettiin, jossa alustat ovat nimeltään Teams ja Planner.

Valtosen mukaan siirtyminen useiden kanavien käyttöön voi ensin kohdata yrityksissä vastustusta, kunnes huomataan, että niiden avulla työstä saadaan vähemmän kuormittavaa. Edellytyksenä on, että yrityksessä sovitaan, mihin mitäkin kanavaa käytetään.

–Tärkeää on, että kanavien roolista ja hyvistä käytännöistä keskustellaan ja sovitaan yhdessä. Näin sähköisen keskustelun epäselvyyksiä saadaan purettua, työnjako on hallitumpaa, eikä sähköpostilaatikko räjähdä enää niin helposti.

Vinkit sähköpostin kuormittavuuden vähentämiseen

Työterveyslaitoksen aivotyön tutkija Teppo Valtosen mukaan sähköposti on edelleen hyvä väline tiedottavassa viestinnässä, josta pitää jäädä dokumentaatio. Valtosen vinkeillä sähköpostiohjelmastakin saa vähemmän kuormittavan:

1. Hälytykset pois

”Itse lähtisin siitä, että ottaisin kaikki sähköpostiohjelman hälytykset pois. Esimerkiksi Outlookin asetuksista voi käydä klikkaamassa, että uusista sähköposteista ei pompsahda ruudulle ilmoitusta, eikä niistä tule mitään ääntä.”

2. Käy läpi sähköpostit aina tiettyyn aikaan päivästä

”Seuraava askel on ottaa käyttöön ja noudattaa sähköpostien lukemisen käytäntöjä. Sähköpostiviesteille kannattaa varata tietty ajankohtaa päivästä: esimerkiksi kello 10–11. Jos viestejä tulee todella paljon, lukee ne seuraavan kerran vaikka iltapäivällä klo 14–15. Muina aikoina ei sitten juurikaan katso sitä saapuneiden laatikkoa.”

3. Keskitä nopea reagointi tietyille henkilöille

”Riippuu tietenkin työtehtävästä, pystyykö sähköpostia lukemaan vain 1–2 kertaa päivässä. Joissakin työtehtävissä pitää minuuttien sisällä reagoida esimerkiksi asiakkaiden sähköposteihin. Sellaisen henkilön tehtäviin ei voi kuulua erityisen paljon keskittymistä vaativaa muuta työtä.”

4. Ohjaa ulkoisia sidosryhmiä ”hitaaseen sähköpostiin”

On myös mahdollista, että yritys ohjaa omalla vastausnopeudellaan ulkoisia sidosryhmiään siihen, että sähköposti ei ole nopean asioinnin väline, vaan että sille on jokin muu kanava käytössä.

Teemu Leppänen

Jutun kirjoittaja on Printcom Centerin sisältömarkkinoinnin asiantuntija.