3 kovaa kysymystä monitoimilaitteista – Tarvitaanko paperia ja skanneria enää?

Atlas IT-kartoitus Onko IT-ympäristösi ylläpito tulipalojen sammuttelua?

Pyydä apua
Paperi ja skannaaminen eivät ole katoamassa. Paperin huomioarvo on suuri. Skannaamisesta on tullut osa yrityksen toimintojen ohjausta.

Kun digitalisaatio etenee kovaa tahtia, herää skannaamisesta, tulostamisesta ja kopioimisesta kolme kysymystä. Mihin monitoimilaitetta enää tarvitaan? Vastaamassa Canon Finlandin Business Development Manager Panu Katainen.

Mikä on skannauksen merkitys tulevaisuudessa?

Skannauksen merkitys kasvaa voimakkaasti. Tähän on kiinnitetty toistaiseksi aivan liian vähän huomiota. Informaation käsittelyn nopeus vain kiihtyy. Mitä nopeammin saadaan paperimuotoinen informaatio kohtaamaan sähköisen informaation kanssa, sen parempi. Mitä monipuolisemmat työkalut on käytössä informaation käsittelemiseen monitoimilaitteelta mobiiliin, sitä tuottavampaa on työskentely. Yrityksissä käsitellään edelleen paljon paperidokumentteja vanhalla tavalla, kun monitoimilaitteilla ne voisi skannata digitaaliseen järjestelmään. Lue lisää digitaalisten ja paperisten dokumenttien hallinnasta sekä yrityksen työnkulkujen ohjauksesta monitoimilaitteella.

Mikä on sitten paperin ja tulostamisen rooli tulevaisuudessa?

Paperin rooli säilyy hyvänä ja modernina käyttöliittymänä. Kaikkia informaation palasia voi toki käsitellä digitaalisesti. Välillä ne on kuitenkin hyvä tuottaa paperimuotoiseen käyttöliittymään eli tarkastella asioita paperidokumentissa. Printin voima on edelleen erittäin suuri. Asiakkaat ja käyttäjät tykkäävät käsitellä paperimuotoista dokumentaatiota. Ihmiset haluavat hypistellä käsissään konkreettista tietoa. Mitä tapahtuu 20 vuoden kuluttua, on vielä mahdoton ennustaa teknisen kehityksen nopeuden vuoksi. En kuitenkaan näe lähitulevaisuudessa mitään huolta siitä, että paperin merkitys pienenisi. Päinvastoin, koko ajanhan paperia tuotetaan entistä enemmän mutta kustannustehokkaammin. Tiedon arvon kasvattaminen paperilla on merkityksellistä. On tutkittu, että värillisten asiakirjojen sisältö ja viesti muistetaan 80 % paremmin kuin mustavalkoisissa dokumenteissa. Huomioarvo on paljon suurempi, kun panostaa tulostamisen laatuun. 

Miten monitoimilaitteen tietoturva voidaan saavuttaa?

Pitää muistaa, että monitoimilaitekin on tietokone, ja sillä käsitellään henkilötietoja ja muuta arkaluonteista tietoa. Niiden suojaamiseen pitää käyttää resursseja.

Tätä monet eivät ota huomioon. Monitoimilaitteiden tietoturva on ict-organisaatioissakin prioriteettilistalla aika alhaalla. Noin 70–80 prosenttia ict-tukihenkilöiden tietoturvaan kohdistetusta ajasta menee palvelimien, työasemien ja mobiililaitteiden tietoturvan kasvattamiseen.

Canonilla on hyvä tilanne, sillä koko monitoimilaitteiden suunnittelu lähtee tietoturvanäkökulmasta. Canonin monitoimilaitteissa on tietoturvarakenne, johon pääsevät käsiksi vain Canonin kouluttamat insinöörit.

Aina kun tulostetaan, skannataan tai kopioidaan, syntyy tiedosto. Tuo tiedosto on salattu, samoin liikenne monitoimilaitteen ja päätelaitteen, kuten tietokoneen, välillä.

Monitoimilaitteen käyttö voidaan myös rajata vain halutuille henkilöille, jotka pääsevät käsiksi vain omiin töihinsä.

Myös tulostettavan, skannattavan ja kopioitava materiaalin sisältöön voidaa asettaa ehtoja. Jos ehdot täyttyvät, esimerkiksi skannaaminen pysähtyy, ja siitä menee ilmoitus yrityksen turvallisuushenkilökunnalle. Esimerkiksi henkilötietojen tai tuotekehityksen dokumenttien luvaton käsittely monitoimilaitteella voidaan näin estää.

Teemu Leppänen

Lue lisää siitä, miten monitoimilaiteesta on tullut moderni tiedonhallinnan keskus, jolla ohjataan kokonaisia työprosesseja, vähennetään työvaiheita ja hallitaan digitaalista ja paperista tietoa.

Printcom tarjoaa Canonin moderneja monitoimilaitteita ja huolehtii, että asiakkaiden laitteet ovat aina toimintakunnossa ja niiden tietoturva ajantasalla. Sinä voit keskittyä liiketoimintaasi.