3 esimerkkiä paperin ja automaation sujuvasta yhteispelistä – Sopimuksen skannaus käynnistää tilausprosessin

Atlas IT-kartoitus Onko IT-ympäristösi ylläpito tulipalojen sammuttelua?

Pyydä apua
imageRUNNER ADVANCE GEN3 3rd Edition - iR ADV 4500
Monitoimilaiteesta on tullut moderni tiedonhallinnan keskus, jolla ohjataan kokonaisia työprosesseja, vähennetään työvaiheita ja hallitaan digitaalista ja paperista tietoa.

Tulostamiselta ja skannaamiselta se yhä näyttää, mutta uusi monitoimilaite on itseasiassa tiedonkäsittelyhubi. Skannaamalla alkaa esimerkiksi automatisoitu työnkulku tai tilaus- ja toimitusprosessi. Monitoimilaite on tiedonkäsittelykeskus, jossa paperinen ja digitaalinen tieto yhdistyvät hallittaviksi kokonaisuuksiksi. Se tunnustaa työaikasi arvon ja saat työsi valmiiksi nopeammin. Canon Finlandin Business Development Manager Panu Katainen kertoo 3 esimerkkiä, miten monitoimilaite helpottaa ja tehostaa työtäsi.

1. Skannaaminen käynnistää sopimuksen työnkulun läpi organisaatiosi

Mihin yrityksesi myyjä astelee, kun hän tulee takaisin toimistolle allekirjoitetun sopimuksen kanssa? Aika monessa yrityksessä hän tai hänen kollegansa menee naputtelemaan tilausta ja siihen liittyviä tietoja tietokoneelle.

Modernilla toimistolla myyjä sen sijaan astelee monitoimilaitteelle. Hän laittaa allekirjoitetun sopimuksen lasille ja painaa skannauksen pikanäppäintä. Sillä hetkellä käyntiin lähtee sopimuksen, tilauksen ja toimituksen automaattinen työnkulku, jossa eri työvaiheet etenevät niille määritellyssä aikataulussa nopeasti ja tehokkaasti. Sopimus menee tilausjonoon, josta tilaus toimitetaan asiakkaalle mahdollisimman tarkasti ja hyvällä asiakaskokemuksella. Sopimus siirtyy digitaaliseen sopimusarkistoon. Skannattu dokumentti laukaisee kaiken tämän automaattisesti.

”Tämähän on vain mielikuvituksesta kiinni, mitä työmenetelmiä ja -vaiheita monitoimilaitteilla voi tehostaa”, sanoo Canon Finlandin Business Development Manager Panu Katainen.

Otetaan siis toinen esimerkki.

2. Kulukuittien lataaminen laskutusjärjestelmään yksinkertaistuu yhteen skannaukseen

Aika moni työntekijä tekee matkalaskukuittiensa kanssa neljä työvaihetta: Valokuvaa tai skannaa ne. Lähettää ne omaan sähköpostiin. Tallentaa ne sähköpostista koneelle tai pilveen. Lataa ne laskutusjärjestelmään.

Mitä tekee modernin monitoimilaitteen toimistossa työskentelevä? Hän skannaa kuitin suoraan laskutusjärjestelmään, ja työaikaa säästyy.

3. Paperisen ja digitaalisen tiedon yhdistäminen hallittavaksi kokonaisuudeksi

Paitsi, että monitoimilaitteella voi ohjata automaattisia prosesseja ja vähentää työvaiheita, se on lisäksi tiedonkäsittelykeskus, jolla voi saattaa yhteen paperilla ja digitaalisena olevaa tietoa.

”Se on keino saada tolkkua suurista asiakokonaisuuksista”, Katainen sanoo.

Yksi viimeisen 10 vuoden huikeista kehitysaskelista on ollut skannauksen tekstintunnistuksen kehittyminen.

Paperidokumentin voi skannata muokattavaksi Word-tiedostoksi tai pdf-dokumentiksi. Paperitaulukkoja voi skannata Excel-tiedostoiksi.

Monitoimilaitteella syötetään tietoa järjestelmiin ja tulostetaan järjestelmistä. Tietoa koostetaan, muokataan, jaetaan, arkistoidaan uudelleen, tulostetaan viestintää varten ja niin edelleen. 

Esimerkiksi logistiikkayrityksessä lähetteet skannataan järjestelmään, jotta tiedot lähtevästä ja tulevasta liikenteestä ovat ajantasalla. Kaikki dokumentaatio kohtaa, kun käytössä on älykäs monitoimilaite, älykäs skannausmenetelmä ja informaation käsittelyjärjestelmä.

Dokumenttien käsittelyn tehostaminen lähtee kartoituksesta

Mitä yrityksen tulee ottaa huomioon, kun se haluaa tehostaa dokumenttien käsittelyä? Canon Finlandin Business Development Manager Panu Kataisen mukaan asiantuntevan myyjän kanssa pitää käydä läpi ja vastata näihin kysymyksiin:

1. Mitkä ovat yrityksen suurimmat ja kriittisimmät dokumenttikeskeiset prosessit?

2. Mitä vaiheita työ sisältää, kun käsittelet näitä dokumentteja.

3. Mitä järjestelmiä yrityksessä on käytössä ja miten hyvin ne keskustelevat keskenään? Miten hyvin järjestelmiin voidaan viedä paperimuodossa olevaa informaatiota?

4. Missä digitaalinen tieto tällä hetkellä sijaitsee?

5. Kuinka paljon yritys käsittelee tietoa paperilla ja kuinka paljon digitaalisessa muodossa? Kuinka hyvin ne kohtaavat toisensa, jotta asiakokonaisuudet saadaan säilymään eheinä.

”Vastaamalla näihin kysymyksiin yleensä tiedetään, miten yritys haluaa tehostaa informaationsa käsittelyä. Sen jälkeen katsotaan millaisilla työkaluilla se on mahdollista saavuttaa.”

Teemu Leppänen

Printcom tarjoaa Canonin moderneja monitoimilaitteita ja huolehtii, että asiakkaiden laitteet ovat aina toimintakunnossa ja niiden tietoturva ajantasalla. Sinä voit keskittyä liiketoimintaasi.